Artikkelit

Ohjelmistolaajennus nykyiseen ohjelmistoon

Henkilökuntamme on ollut vuosien varrella monissa ERP ohjelmistojen laajennusprojekteissa mukana. TaikaIT:lla olemme yhdistelleet ohjelmisto-osaamisemme yhteen ja lähteneet laajentamaan vanhojen asiakkaidemme ohjelmistojen toiminnallisuuksia asiakkaidemme tarpeiden mukaisesti. Monesti on tullut vastaan että toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen yrityksessä on aina iso ja hidas projekti, joka omaa aina omat riskinsä mukana. Haasteita ja hidasteita voi aina tulla matkan varrella ja vaikka kaikki menisi ohjelmiston vaihdossa kuin unelma, niin työtä ja opiskelua riittää. On ollut helppo huomata että kustannukset ja oman henkilöstön uuden opiskelu on iso urakka.

Aikoinaan pohdiskelimme kovasti, kuinka muutostarvetta voitaisiin käsitellä mahdollisimman helpolla ja kustannustehokkaalla tavalla. Hyvä esimerkki on oma Q-Ohjelmistomme. Asiakkaalla on hyvä oma ERP olemassa, mutta liikkuvan työn tarpeet ja yksinkertaisuuden tarpeet saattavat tuoda eteen haasteita, joita ei omalla nykyisellä ohjelmistolla voi ratkaista. Q-Ohjelmistoissa olemme panostaneet nimen omaan yksinkertaisuuteen ja toimintoihin, joita ERP ohjelmistot eivät aina kykene toteuttamaan itse kovin hyvin. Henkilöstöä kun löytyy enemmän niin suhteelliset kustannukset jäävät monesti paljon pienemmiksi kuin vaihtaa kokonaan ohjelmistoa.

Ohjelmistolaajennusten tekeminen yrityksen ERP järjestelmään ei ole aina helpoin ja yksinkertaisin asia. Se vaatii paljon osaamista asiakkaan olemassa oleviin järjestelmiin muun tuotekehitysosaamisen lisäksi. Tämän takia on tärkeätä että toimittajalla on erittäin laaja kontaktiverkosto alalla tai muuten kyky hankkia tietoa ja osaamista tarpeen mukaan.

Olemme itse pyrkineet näitä haasteita ratkomaan kasvattavamalla hyvän yhteistyöverkoston sekä tuottamalla laajennuksia läheisessä yhteistyössä asiakkaan henkilöstön kanssa. Loppujen lopuksi tarve lähtee kuitenkin aina asiakkaasta eteenpäin ja tarpeeseen ei mistään löydy parempaa osaamista kuin yritykseltä itseltään. Ohjelmistovalmistajan täytyy vain kyetä auttamaan ja jalostamaan tarvetta sopivan ohjelmiston muotoon.

Laajennuksia voidaan myös tehdä monella eri tavalla ja tekniikalla. Tästä syntyy helposti haaste valita oikeat tavat ja oikeat työkalut. Hyvin on voinut huomata että suunnitelmaa kannattaa jalostaa ja käydä uudestaan läpi monta kertaa asiakkaan kanssa. Vanhan sanonta että monta tyhmää päätä on parempi kuin yksi tyhmä pää pitää niin hyvin tässä paikkansa. Kun suunnitelmaa haastetaan monella ihmisellä tulee aina pieniä parannuksia ja tehostuksia matkassa. Joskus jopa käytettävä laitekin saattaa muuttua esimerkiksi tabletiksi käytettävyyden takia. Parhaimmillaan tämän ”pyörittelyn” jäljiltä kustannukset voivat laskea jopa moninkertaisesti ja käytettävyys parantua huomattavasti.

Tästä voisi antaa saman neuvon kaikkiin IT-projekteihin. Hyvin tehty suunnittelu on puolet työstä. Liian usein näkee että lähdetään niin sanotusti soitellen sotaan ja sillä tavalla saadaan kustannukset kattoon ja monta hermostunutta asiakasta.

 

Q-Ohjelmistojen tavoite

Onko ikinä tuntunut siltä, että yrityksen ohjelmistot on tehty nuoria IT-konsultteja varten? Vuosien varrella tämä tunne on tullut tutuksi myös meille. Pitkä kokemus on johtanut meidät siihen lopputulokseen, että käytettävyys on ohjelmistojen tärkein ominaisuus ja käyttöönotto tärkein yksittäinen vaihe ohjelmistoprojekteissa. Toiminnallisuuksista saadaan enemmän irti, kun käyttö on helppoa ja käyttäjät ymmärtävät mitä ja miksi ollaan tekemässä.

Oikeat henkilöt oikeilla ohjeilla ovat avain hyvään asiakaspalveluun. Hyvin tehdyn toimituksen jälkeen työajan kirjaaminen ja sen kohdistaminen oikealle projektille täytyy olla yksinkertaista ja helppoa. Tiedon saaminen talteen oikein ja nopeasti on edellytys nopeaan laskutukseen, helppoon palkanlaskentaan ja tarkkaan kustannusseurantaan. Tämän jälkeen tulokset on esitettävä niin, että se palvelee yrityksen henkilökuntaa toimintansa ohjaamisessa ja ymmärtämisessä.

Q-Ohjelmistojen tavoite on helpottaa resurssien ohjaamista ja tiedon kulkua tilausten saapumisesta työn laskuttamiseen ja jälkilaskentaan asti.

Ohjelmistojen tuotekehitys on aloitettu vuonna 2013. Lähdimme suoraan siitä ajatuksesta liikkeelle että ohjelmistoilla täytyy olla selkeä ajatus tuotekehityksen pääpainoista. Me lähdimme itse liikkeelle seuraavien pohja-ajatuksien kanssa:

Helppokäyttöisyys

o Suunnittelu tehdään yhteistyössä oikeiden käyttäjien kanssa
o Vain käyttäjän tarvitsemat kentät ohjelmassa esillä
o Testikäyttäjinä käytetään vähiten soveltuviin laitteisiin tottuneita käyttäjiä (esim. käyttäjät joilla ei ole kokemusta älypuhelimista)

Tavoitettavuus

o Mobiilisovellusten täytyy kyetä toimimaan kännykkäverkossa ilman 3G verkkoa

Sovitettavuus

o Kaikkien asiakkaiden käyttö ja tarpeet eivät ole samanlaisia
o Käyttöliittymää täytyy pystyä muokkaamaan ja sovittamaan tarvittaessa

Laatu

o Omasta mielestämme olemme tehneet laadukasta työtä ja pyrimme siihen että asiakkaatkin ovat samaa mieltä
o Varmuuden varalta ohjelmistosopimukset meidän kanssa ovat kuitenkin irtisanottavissa ilman erillistä irtisanomisaikaa

Hyvänä esimerkkinä helppokäyttöisyydestä voi käyttää Q-Kirjausta, jossa mobiilikäyttöliittymä on piirretty kolmeen kertaan kokonaan uudestaan testipalautteiden pohjalta. Q-Kirjauksen hyväksyntäliittymä taasen on piirretty kahteen kertaan uudestaan.

Toivotamme kaikki tervetulleeksi testaamaan Q-Ohjelmistojen tuotteita.